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2018年4月7日

【ストーリーで理解:後編】“Excelでセミナー運営管理”の限界・・。Excelとプロジェクト管理ツールの間はないのか?

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IT大手のX社に努める入社7年目の渡辺は、部長の木村から、新規顧客開拓セミナーのプロジェクトを任された。営業部門内に、セミナー会場予約に関する知見が蓄積されていない中、やっとの末、会場予約の目途を付けた渡辺。次は開催日に向けた運営準備だ。運営準備を進める中、Excelでの管理に限界を感じつつ、プロジェクト管理ツールでは高機能すぎる。Excelとプロジェクト管理ツール、この間のツールはないのかと模索しながら準備を進めるのだった。

◆登場人物

大手IT企業   営業部門 法人営業担当 渡辺
渡辺の上司 部長 木村
渡辺の先輩 主任 稲垣
マイスホテル 営業担当 石川
MICEホール 営業担当 佐藤

 

◆アジェンダ

前編

  • 会場DBがない
  • 会場の空き確認、相見積り依頼、そして労力がかかる比較表作成

後編

  • あれ、この項目は会場と詰めたかな?
  • Excelでセミナー運営を管理する、の限界・・

 

あれ、この項目は会場と詰めたかな?

 

会場と交渉を進めながら、営業部門内ではセミナーの企画会議も進んでいた。会議を行うたび、会場に確認すべき事項が増えていく。それがすべてHPに記載されている会場もあるがHPには記載されていない会場もあり、電話やメールでの確認作業が発生した。

外出中の渡辺のスマホに、会場の営業担当者から電話がかかってくることもあった。メールで来た質問を電話で回答するためだ。

社内で電話を受ける場合は良いのだが、外出の移動中にかかってきた電話は、課題もあった。

外出中なので、会場からの回答内容をすぐにExcelに記載できない。

電話は、“その場で確認する”というコミュニケーションには適しているが、その内容を“保存する”という行為は、受け手の記憶力に頼る面もあり適さないのだ。

会場担当者とスマホで話す女性社員

渡辺はセミナー運営が不慣れな業務でもあり、その場のコミュニケーション内容を覚えておく自信がなかったため、会場にはあらためてメールで回答してもらうよう依頼した。コミュニケーションロスが発生してしまう。

その後も、同時並行で複数会場と交渉を進めていった。電話で聞いた内容をExcelにまとめておく。そうしないと、どの会場と何を詰めたのか忘れてしまうからだ。しかし、ついExcelへの記載を忘れてしまい、会場に同じ質問を何度もすることが多々発生、コミュニケーションコストは増大していった(7)。

MICEホールの佐藤から「検討状況はどうですか?」と連絡が来た。仮予約期限が来たからだ。渡辺は「もう少し待ってください」とお願いし、他に仮予約している各会場の期限を確認しなおした。会場によっては仮予約期限が来ても、連絡が来ないところもあった。渡辺は、「催促が来ない会場に対して、なぜ来ないのだろうか?」と疑問を持ち、「もしかして仮予約ができてないのか?」と焦って電話をすることもがあった。不安は杞憂に終わり、「仮予約はきちんと取れているとのことだった」。仮予約のエビデンスがメール等であると、こういった余分な心配はないのだが・・(8)。

さまざまな視点で会場を比較した結果、MICEホールが最も目的にあう会場だという判断になった。

稟議も承認され、渡辺はMICEホールの佐藤に正式予約の連絡をし、他の4会場へは仮予約リリースの連絡をした。マイスホールの佐藤からは、正式オーダー書のファイルがメールで送られてきた。これに必要事項を記入し、返信して、はじめて正式予約になるとのことだった(9)。

セミナー会場

 

Excelでセミナー運営を管理する、の限界・・

 

会場を無事予約できた。渡辺は、あらためて会場検索から予約までの一連の作業を洗い出した。

会場の検索、空き日時確認、仮予約、相見積り依頼、比較表作成、価格比較表作成、会場毎の交渉内容の一元管理、仮予約の管理、稟議申請、オーダー書の記載と返信。

これらの業務は非効率すぎる。しかも営業活動という本来の業務をこなしながらのこの業務量は多い。

ほとんどのセミナー主催者は、これらをExcelで管理している。しかし、Excelの場合、メールや電話のコミュニケーションをいちいちExcelに記載する必要がある。一元管理した方が効率的だからだ。ただ、ここに課題感を持つ主催者も多いことがわかった。ソフトウェア開発や商品開発等に利用されるプロジェクト管理ツールを使えば管理できるだろうが、セミナーの管理には高機能すぎて、かつ導入コストも高い。Excelとプロジェクト管理ツールの間のツールはないのか?小回りの利くツールが・・。

ひらめいたビジネスパーソン

渡辺は、ふとあるページを見つけた。

会場検索、比較、交渉、予約を管理できる「MICEコンシェル」

会場予約だけでなく、比較表作成、相見積りが簡単にでき、会場との交渉も掲示板で行うことができる。どの会場とどういった交渉をしたのかもマイページで一元管理できる。会場と個別の交渉は、掲示板で行うので(メールの代わり)、Excelのようにいちいち記載しなおす必要がない。

洗い出した課題のほとんどを解決できることがわかった。

渡辺は、「もう少し早く見つけたかった」と悔やんだ。

セミナー会場、会議室の検索・比較・予約はMICEコンシェルへ
セミナー会場、会議室の検索・比較・予約はMICEコンシェルへ

さらに、会場予約に関する効率管理はもちろん、会場予約後から開催日当日までのプロジェクト管理ツールとしても、その威力を発揮することがわかった。

MICE開催に特化したプロジェクト管理ツール「MICEカルテ」

これはMICEコンシェルで会場を予約したら、無料で利用できる、セミナーやイベント、採用、研修等、MICEに特化したプロジェクト管理ツールだ。

開催予定のセミナーごとに何を準備したら良いのか項目をすべて洗い出すことができる。

それぞれの項目を誰がいつまでに担当するかも決めて役割分担ができる。

それをいつ、だれが、どうこなしたかを会場、主催者が同じページで共有し管理できるのだ。期限までに役割を果たしてない場合は、アラートメールが飛ぶので詰め忘れの防止にも役立つ。

「会場と主催者が同じページを見て、それぞれが、自分のタスクをこなしたら書き込みを行う」「ここに直接記入するのでメールや電話よりコミュンケーションコストを削減できる」と渡辺は確信した。

セミナー

さらに同様のセミナーを別会場で実施する場合、新たな会場にこれを共有することで、次の運営管理が劇的に効率化できる。部門内で共有もでき、かつ履歴も保存できるので引継ぎ資料としても使える。反省点や課題も見え、運営のレベルも上がる。それによりセミナー来場者の満足度を上げることもできるのだ。渡辺は、部長の木村、主任の稲垣にツールを共有した。

ネット全盛の時代だが、Face to faceのビジネスコミュニケーションの重要性はますます高まっている。そのきっかけを創るMICEの需要も増加していくことが予想できる。

MICEを制するものがビジネスを制するとも言えるだろう。

それに貢献するために誕生したMICEコンシェルとMICEカルテ。是非、これらを試して、その効果を実感してみて頂きたい(BizMICE編集部)。

 

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